+
-+ Tulosta

Kouvolan kotiseutuarkisto tallettaa paikallisten yhteisöjen, seurojen ja yksityisten vaikuttajien aineistoja.

Aineiston luovuttaminen kotiseutuarkistoon

1. Selvitä, mitä luovutetaan

  • toimivilla yhdistyksillä on oltava johtokunnan tms. päätösvaltaisen toimielimen päätös luovutuksesta
  • kerran lahjoitettua aineistoa ei yleensä palauteta
  • yksityishenkilöiden aineistoja otetaan vastaan edellyttäen, että aineistolla on paikallista merkitystä
  • aineisto kannattaa käydä läpi ennen luovutusta, että esim. arkaluonteista tietoa sisältävät asiakirjat saadaan kartoitettua
  • arkistossa säilytetään vain asiakirjoja
  • esineet eivät kuulu arkistoon vaan esim. kotiseutumuseoon
  • toimivan yhdistyksen kannattaa säilyttää itsellään esim. viimeisen kymmenen toimintavuoden asiakirjat niiden saavutettavuuden vuoksi ja luovuttaa arkistoon vain sitä vanhemmat asiakirjat

2 Selvitä, minne luovutetaan

  • jos saman arkistonmuodostajan asiakirjoja on aikaisemmin luovutettu mihin tahansa toiseen arkistoon, tulisi jatkoeränkin sijaita samassa paikassa

3 Järjestä arkisto

  • kotiseutuarkistossa aineisto on kenen tahansa vapaasti tutkittavissa, joten aineiston on oltava järjestyksessä
  • tärkeintä on, että yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisin aineisto (mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja -suunnitelmat) ovat helposti löydettävissä
  • klemmarit, muovitaskut ja kuminauhat tulee poistaa aineistosta
  • aineisto säilytetään pahvisissa arkistokoteloissa; ei Mercantil-mapeissa tai muovikansioissa

-Arkistolaitoksen suositus henkilöarkistojen järjestämiseen 8.1.1996

4 Seulo tarpeeton pois

  • järjestämisen yhteydessä tulee epäolennainen aines seuloa pois esim.
  • tilitositteiden lakisääteinen säilytysaika on 6 vuotta ja niitä ei oteta arkistoon lainkaan vastaan
  • keskusjärjestöjen ym. lähettämät kiertokirjeet ja tiedotteet olisi hyvä karsia aineistosta pois
  • tarkempia seulontaohjeita löytyy Arkistolaitoksen Yksityisarkistojen seulontaohjeesta 21.7.2011

5 Tee luovutettavasta arkistosta


luovutusluettelo [pdf, 20 KB]

6 Muista sopia arkiston siirrosta henkilökunnan kanssa etukäteen!

Yhteystiedot

Arkiston käyntiosoite
Kuusaantie 3
45130 Kouvola

Postiosoite
Kouvolan kaupunginarkisto
PL 85
45101 Kouvola
puh. 020 61 511

Sähköposti etunimi.sukunimi(at)kouvola.fi

Asiakirjatilaukset kaupunginarkisto(at)kouvola.fi