Tutkimuslupa
Tutkimuslupamenettely koskee tutkimuslaitoksen tai tutkijan intressistä tehtävää tutkimusta tai selvitystä, jota tekee ulkopuolinen tutkija tai tutkimuslaitos.
Kouvolan kaupungin myöntämä tutkimuslupa tarvitaan kaikkiin tutkimuksiin, kehittämishankkeisiin ja opinnäytetöihin, joissa kerätään tai käsitellään kaupungin asiakkaita tai henkilökuntaa koskevia tietoja (tunniste- ja yksilöintitietoja) riippumatta aineistonhankintamenetelmästä (esim. rekisteritiedot, haastattelut, kyselyt). Tutkimuslupa tarvitaan myös kaupungin ostopalvelu-/palveluseteliyksiköissä asioiviin asiakkaisiin kohdistuviin tutkimuksiin. Tutkimuslupa on tutkimuskohtainen.
Kouvolan kaupungilla on yksi yhteinen lupahakemuslomake (ks. kohta tutkimusluvan hakeminen). Ennen tutkimusluvan hakemista tutkijan tulee olla yhteydessä siihen yksikköön, jossa tutkimus toteutetaan sekä selvittää tutkimukselle yhteyshenkilö kaupungin organisaatiosta.
Tutkimuslupahakemuksen käsittelyyn tulee varata aikaa noin 4 viikkoa. Kesäaikana käsittelyaika on pidempi. Puutteellisesti täytetyt hakemukset viivästyttävät käsittelyä. Tutkimuksen tekeminen voidaan aloittaa vasta, kun tutkimuslupa on myönnetty.
Tutkimusluvat ovat maksuttomia.
Milloin ei tarvita tutkimuslupaa
Tutkimuslupaa ei tarvita kirjallisuuskatsauksiin, eikä opintoihin sisältyvien harjoittelujaksojen oppimis- ja kehittämistehtäviin liittyviin opiskelijoiden tekemiin ei-julkaistaviin raportteihin, joissa ei käsitellä henkilötietoja. Tutkimuslupaa ei tarvita myöskään silloin, kun tutkimuksen tai opinnäytetyön aineistona käytetään julkisia asiakirjoja.
Tutkimuslupaa ei tarvita, jos tutkimus tai selvitys on osa virka- tai työtehtävänä suoritettavaa toiminnan tavanomaista kehittämistä tai johtamista, jota ei julkaista organisaation ulkopuolella.
Tutkimuslupaa ei tarvita, jos tutkimuksen tai selvityksen toteuttaa kaupunki. Kun kaupunki tilaa ulkopuoliselta taholta tutkimuksen tai selvityksen, tutkimuslupana toimii tutkimuksen toteuttajan kanssa laadittava sopimus. Tämä voi kohdistua kaupungin toimintaa ja kehittämistä koskeviin tehtäviin, johon liittyy tutkimusta ja tulosten osalta on sovittu tieteellisestä tai muusta julkaisusta.
Mikäli tutkimus on luonteeltaan tai sisällöltään sellainen, ettei se tarvitse tutkimuslupaa, mutta tutkimuksen suorittamiseen tarvitaan Kouvolan kaupungilta yhteistyötä, tulee hakijan täyttää sähköinen Webropol-lomake tutkimusilmoituksesta. Ilmoituksesta tulee käydä esiin, mitä tutkimus koskee ja miten kaupungin on katsottu osallistuvan siihen. Ilmoitukseen liitetään abstrakti tutkimussuunnitelmasta.
Tutkimusluvan hakeminen
Hakemus täytettään ensisijaisesti sähköisellä Webropol-lomakkeella. Hakemuksen voi tallentaa ja palata täyttämään sitä myöhemmin. Kysely toimii parhaiten Chrome- ja Edge -selaimien uusimmalla versiolla.
Hakemuksessa kysytään hakijan tiedot, tietoja tutkimuksesta ja sen toteuttamisesta sekä pyydetään hakijaa (hakemuksen täyttäjää) allekirjoittamaan salassapitositoumus.
Webropol-lomakkeena Kouvolan kaupungille toimitettaviin tutkimuslupahakemuksiin on liitetty Suomi.fi-tunnistus. Suomi.fi-tunnistus ja -valtuutus on Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tarjoama palvelu, ja sen käyttäjiä tukee Kansalaisneuvonta. Jos sinulla on suomalainen henkilötunnus, voit tunnistautua
- verkkopankkitunnuksilla
- mobiilivarmenteella (matkapuhelimella, jonka SIM-kortilla on mobiilivarmenne) tai
- varmennekortilla (Poliisin myöntämällä henkilökortilla, Digi- ja väestötietoviraston myöntämällä organisaatiokortilla eli virkakortilla tai sosiaali- ja terveydenhuollon ammattikortilla eli sote-ammattikortilla).
Tutkimuslupahakemuksen allekirjoittaa yhteyshenkilö. Muiden mahdollisten tutkimukseen osallistuvien tiedot (nimi ja sähköpostiosoite) pyydetään täyttämään lomakkeeseen. Heiltä pyydetään salassapitositoumukset erikseen sähköisesti. Myös heidän käytössään tulee olla verkkopankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti.
Jos tunnistautuneena asioiminen ei ole tutkimusluvan hakijalle mahdollista, voi tiedot täyttää lomakkeelle. Allekirjoitettu lomake liitteineen toimitetaan Kouvolan kaupungin kirjaamoon. Paperilomakkeen voi tulostaa itse, hakea kaupungin infosta (Torikatu 10, G-ovi) tai tilata kaupungin kirjaamosta.
Tulostettava tutkimuslupalomake (PDF, 542 kt)
Valmistuneet työt
Valmistuneet työt tulee palauttaa sähköpostitse pdf-muodossa yhteyshenkilölle ja kaupungin kirjaamoon tai sähköpostitse kirjaamo(at)kouvola.fi.
Lisätietoja aiheesta:
- Tietoa tunnistautumisesta suomi.fi
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Tietosuojavaltuutetun toimisto
- Eettinen ennakkoarviointi (Tutkimuseettinen neuvottelukunta)
Lisätietoja tutkimusluvan hakemiseen liittyen
Pirinen Mikko
TietosuojavastaavaKirjaamo
Kirjaamo
Päivitetty 7.3.2024