Tutkimuslupamenettely koskee tutkimuslaitoksen tai tutkijan intressistä tehtävää tutkimusta tai selvitystä, jota tekee ulkopuolinen tutkija tai tutkimuslaitos.

Ulkopuolisena tutkijana pidetään myös henkilöä, joka työskentelee kaupungin organisaatiossa ja tekee samanaikaisesti muuta kuin työtehtäviinsä liittyvää tutkimusta tai selvitystä, esim. opinnäytetyötä.

Kaupungilla tehdään runsaasti erilaista tutkimus- ja selvitystyötä. Päällekkäisen tutkimustoiminnan välttämiseksi sekä tulosten hyödyntämisen vahvistamiseksi on tärkeää, että kaupungin palveluita ja henkilöstöä koskevien tutkimusten tiedot ovat julkisia aina kun mahdollista.

Kaupungin organisaatiossa tehtäviin tutkimuksiin ja selvityksiin tarvitaan tutkimuslupa. Tutkimuslupaa tulee hakea kaikkiin tutkimus- ja kehittämishankkeisiin, opinnäytetöihin sekä tilastoaineiston tietopyyntöihin, joissa kerätään kaupungin asiakkaita tai henkilökuntaa koskevia tunniste- ja yksilöintietoja. Lupa tarvitaan riippumatta siitä, kerätäänkö aineisto henkilörekistereistä, haastattelemalla, kyselylomakkein tai muilla menetelmillä.

Tutkimuslupaa myönnettäessä tulee ottaa huomioon tietosuojalain (31 §) ja tietosuoja-asetuksen (89 artikla) tutkimustoimintaa koskevat säädökset sekä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen osalta tietosuoja-asetuksen 35 ja 40 artiklat. Tutkimustoiminnalla tarkoitetaan tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia.

Tutkimusluvan hakeminen

Tutkimuksen tekijä hakee tutkimusluvan. Lupa anotaan ja myönnetään Tutkimuslupahakemus-lomakkeella.

Allekirjoitettu tutkimuslupahakemus liitteineen toimitetaan kaupungin kirjaamoon PL 85, 45101 Kouvola tai Torikatu 10, 3. kerros.

Tutkimusluparekisteri

Myönnetyt tutkimusluvat kirjataan tutkimusluparekisteriin. Tutkimusluparekisterin avulla koordinoidaan, seurataan ja vähennetään päällekkäistä tutkimustoimintaa.

Valmistuneet työt

Valmistuneet työt tulee palauttaa sähköpostitse pdf-muodossa yhteyshenkilölle ja kaupungin kirjaamoon tai sähköpostitse kirjaamo(at)kouvola.fi.

Päivitetty 8.5.2019