Tapahtumayhteistyötuki
Kouvolan kaupungin markkinoinnin tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku vuonna 2023. Hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään
3 kk ennen itse tapahtumaa.
Jatkuva haku 2023
Kouvolan kaupungin tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.
Hakemus (yhteystietolomake, word, 303 kt), on toimitettava tarvittavine liitteineen (vapaamuotoinen hakemus, tapahtuman budjetti ja markkinointisuunnitelma) osoitteeseen kirjaamo@kouvola.fi viitteellä ”Tapahtumayhteistyöhakemus”.
Arviointiryhmä käsittelee hakemuksia kevään aikana kuukausittain 16.1.2023, 16.2.2023, 16.3.2023, 20.4.2023, 24.5.2023 sekä 17.8.2023 ja 14.9.2023, jonka jälkeen ne viedään eteenpäin päätöksentekoprosessiin.
Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta uusien ja kiertävien (Kori 3) ja toistuvien (Kori 2) tapahtumien osalta vastaa konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvolan -yksikön tapahtumaprosessi.
Arviointikriteerit 2023-2025
Tapahtumien markkinointiyhteistyön arviointikriteerit vuosille 2023 – 2025 (KH 7.11.2022 § 305) on tarkistettu vuosien 2019 – 2021 ja 2022 kokemusten pohjalta ja päivitetty pisteytyksineen. Tapahtumayhteistyön arviointikriteeristö on laajennettu tapahtumakorien Kori 2/Toistuvat tapahtumat ja Kori 3/Uudet ja kiertävät tapahtumat tapahtumien arviointiin. Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemääräväleihin perustuen.
Kriteeristöön on myös lisätty tapahtumien markkinointiin, kaupungin medianäkyvyyteen ja palveluhankintoihin liittyviä uusia kriteerejä vahvistamaan kaupungin näkyvyyden ja tunnettuuden lisäämistä tapahtumien markkinoinnin yhteydessä.
Arviointikriteerit 2023-2025 (KH 7.11.2022 § 305, Dynasty)
Kaupungin omaa tapahtumatuotantoa (Kori 1) arviointikriteerit eivät koske (mm. kulttuuri- tai kirjastopalvelujen tapahtumat).
Uusi päätöksentekomalli
Laaja kaupungin eri palvelujen (kulttuuri-, liikuntapalvelut, viestintä ja VisitKouvola) asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset 3 – 6 kertaa vuodessa ja tekee tapahtumatuen rahoitusesityksen yksittäisten tapahtumien markkinointiyhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta.
Markkinointiyhteistyön rahoituksesta päättää arviointiryhmän esityksen pohjalta ja käytettävän budjetin rajoissa
- enintään 10.000 euron arvioisten uusien ja kiertävien (Kori 3) ja toistuvien (Kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta viestintä- ja markkinointipäällikkö ja
- yli 10.000 euron arvoisten tapahtumatyötukihakemusten osalta kaupunginhallitus.
Kun rahoituspäätös on lainvoimainen, markkinointiyhteistyöstä tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritetään osapuolten vastuut ja velvollisuudet.
Pelkän tapahtumatuen jakamisen sijaan Kouvolaan on tavoitteena luoda toimiva läpinäkyvyyttä edistävä kumppanuusmalli tapahtumajärjestäjän kanssa, millä tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tarjoamista mahdollisuuksista.
Lisätiedot
Käki Anne
YhteyspäällikköPäivitetty 9.3.2023