Tapahtumayhteistyötuki

Jatkuva haku 2024

Kouvolan kaupungin tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.

Hakemus (yhteystietolomake, word, 303 kt), on toimitettava tarvittavine liitteineen (vapaamuotoinen hakemus, tapahtuman budjetti ja markkinointisuunnitelma) osoitteeseen kirjaamo@kouvola.fi viitteellä ”Tapahtumayhteistyöhakemus”.

Arviointiryhmä käsittelee hakemuksia vuonna 2024 kerran kuukaudessa 22.1.2024, 15.2.2024, 14.3.2024, 11.4.2024, 16.5.2024, 12.6.2024 sekä 15.8.2024, jonka jälkeen ne viedään päätöksentekoon.

Arviointikriteerit 2024-2025

Tapahtumien markkinointiyhteistyön arviointikriteerit vuosille 2024 – 2025 (KH 27.11.2023 § 293, Dynasty) on tarkistettu vuosien 2019 – 2021 ja 2022 – 2023 kokemusten pohjalta ja päivitetty pisteytyksineen. Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemäärään perustuen.

Tapahtumayhteistyöhön sisältyvät tapahtumat jaetaan teemoiltaan kolmeen koriin; kaupungin oma tapahtumatuotanto (kori1), toistuvat tapahtumat (kori 2) ja uudet ja kiertävät tapahtumat (kori 3).

Vuosille 2024 – 2025 tapahtumakorien kriteereitä on tarkistettu korien 2 ja 3 osalta vastaamaan paremmin tapahtumien markkinointiyhteistyön ja kaupungin strategisia tapahtumiin liittyviä tavoitteita.

Arviointikriteerit 2024-2025 (KH 27.11.2023 § 293, Dynasty)

Arvointikriteerit eivät koske kaupungin omaa tapahtumatuotantoa (Kori 1) mm. kulttuuri- tai kirjastopalvelujen tapahtumat.

Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta uusien ja kiertävien (Kori 3) ja toistuvien (Kori 2) tapahtumien osalta vastaa konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvolan -yksikön tapahtumatiimi.

Uusi päätöksentekomalli

Laaja kaupungin eri palvelujen (kulttuuri- ja liikuntapalvelut, Viestintä ja VisitKouvola) asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset kuukausittain ja tekee tapahtumatuen rahoitusesityksen yksittäisten tapahtumien markkinointiyhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta.

Markkinointiyhteistyön rahoituksesta päättää arviointiryhmän esityksen pohjalta ja käytettävän budjetin rajoissa

• enintään 10.000 euron arvioisten uusien ja kiertävien (Kori 3) ja toistuvien (Kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta viestintä- ja markkinointipäällikkö ja
• yli 10.000 euron arvoisten tapahtumatyötukihakemusten osalta kaupunginhallitus.

Kun rahoituspäätös on lainvoimainen, markkinointiyhteistyöstä tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritetään osapuolten vastuut ja velvollisuudet.

Pelkän tapahtumatuen jakamisen sijaan Kouvolaan on tavoitteena luoda toimiva läpinäkyvyyttä edistävä kumppanuusmalli tapahtumajärjestäjän kanssa, millä tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tarjoamista mahdollisuuksista.

Lisätiedot

Käki Anne

Yhteyspäällikkö

Käyntiosoite: Torikatu 10, 45100 Kouvola

Puhelinnumero: 0206158173

Matkapuhelinnumero: 0407491340

Sähköposti: anne.kaki@kouvola.fi

Yksikkö: Viestintä ja VisitKouvola

Toimisto: Kaupungintalo