Kouvolan kaupunginarkiston tiloissa toimii Kouvolan kotiseutuarkisto. Kotiseutuarkisto vastaanottaa paikallisten yhteisöjen, seurojen ja yksityisten henkilöiden arkistoja

Aineiston luovuttaminen kotiseutuarkistoon

1. Selvitä, mitä luovutetaan

  • toimivilla yhdistyksillä on oltava johtokunnan tms. päätösvaltaisen toimielimen päätös luovutuksesta
  • kerran lahjoitettua aineistoa ei yleensä palauteta
  • yksityishenkilöiden aineistoja otetaan vastaan edellyttäen, että aineistolla on paikallista merkitystä
  • aineisto kannattaa käydä läpi ennen luovutusta, että esim. arkaluonteista tietoa sisältävät asiakirjat saadaan kartoitettua
  • arkistossa säilytetään vain asiakirjoja
  • esineet eivät kuulu arkistoon vaan esim. kotiseutumuseoon
  • toimivan yhdistyksen kannattaa säilyttää itsellään esim. viimeisen kymmenen toimintavuoden asiakirjat niiden saavutettavuuden vuoksi ja luovuttaa arkistoon vain sitä vanhemmat asiakirjat

2. Selvitä, minne luovutetaan

  • jos saman arkistonmuodostajan asiakirjoja on aikaisemmin luovutettu mihin tahansa toiseen arkistoon, tulisi jatkoeränkin sijaita samassa paikassa

3. Järjestä arkisto

  • kotiseutuarkistossa aineisto on kenen tahansa vapaasti tutkittavissa, joten aineiston on oltava järjestyksessä
  • tärkeintä on, että yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisin aineisto (mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja -suunnitelmat) ovat helposti löydettävissä
  • klemmarit, muovitaskut ja kuminauhat tulee poistaa aineistosta
  • aineisto säilytetään pahvisissa arkistokoteloissa; ei Mercantil-mapeissa tai muovikansioissa

4. Seulo tarpeeton pois

  • järjestämisen yhteydessä tulee epäolennainen aines seuloa pois esim.
  • tilitositteiden lakisääteinen säilytysaika on 6 vuotta ja niitä ei oteta arkistoon lainkaan vastaan
  • keskusjärjestöjen ym. lähettämät kiertokirjeet ja tiedotteet olisi hyvä karsia aineistosta pois
  • tarkempia seulontaohjeita löytyy Arkistolaitoksen Yksityisarkistojen seulontaohjeesta 21.7.2011 (pdf, 76,24 kt)

5. Tee luovutettavasta arkistosta luovutusluettelo

Avaa ja täytä luovutusluettelo (pdf, 18kt)

6. Muista sopia arkiston siirrosta henkilökunnan kanssa etukäteen!

Päivitetty 26.11.2020