Kotiseutuarkisto

Aineiston luovuttaminen kotiseutuarkistoon

1. Selvitä, mitä luovutetaan

• toimivilla yhdistyksillä on oltava johtokunnan tms. päätösvaltaisen toimielimen päätös luovutuksesta
• kerran lahjoitettua aineistoa ei yleensä palauteta
• yksityishenkilöiden aineistoja otetaan vastaan edellyttäen, että aineistolla on paikallista merkitystä
• aineisto kannattaa käydä läpi ennen luovutusta, että esim. arkaluonteista tietoa sisältävät asiakirjat saadaan kartoitettua
• arkistossa säilytetään vain asiakirjoja
• esineet eivät kuulu arkistoon vaan esim. kotiseutumuseoon
• toimivan yhdistyksen kannattaa säilyttää itsellään esim. viimeisen kymmenen toimintavuoden asiakirjat niiden saavutettavuuden vuoksi ja luovuttaa arkistoon vain sitä vanhemmat asiakirjat

2. Selvitä, minne luovutetaan

• jos saman arkistonmuodostajan asiakirjoja on aikaisemmin luovutettu mihin tahansa toiseen arkistoon, tulisi jatkoeränkin sijaita samassa paikassa

3. Järjestä arkisto

• kotiseutuarkistossa aineisto on kenen tahansa vapaasti tutkittavissa, joten aineiston on oltava järjestyksessä
• tärkeintä on, että yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisin aineisto (mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja -suunnitelmat) ovat helposti löydettävissä
• klemmarit, muovitaskut ja kuminauhat tulee poistaa aineistosta
• aineisto säilytetään pahvisissa arkistokoteloissa; ei Mercantil-mapeissa tai muovikansioissa

4. Seulo tarpeeton pois

• järjestämisen yhteydessä tulee epäolennainen aines seuloa pois esim.
• tilitositteiden lakisääteinen säilytysaika on 6 vuotta ja niitä ei oteta arkistoon lainkaan vastaan
• keskusjärjestöjen ym. lähettämät kiertokirjeet ja tiedotteet olisi hyvä karsia aineistosta pois
• tarkempia seulontaohjeita löytyy Kansallisarkiston Yksityisarkistojen seulontaohjeesta 20.12.2022 (pdf, 76,24 kt)

5. Tee luovutettavasta arkistosta luovutusluettelo

Avaa ja täytä luovutusluettelo (pdf, 18kt)

6. Muista sopia arkiston siirrosta henkilökunnan kanssa etukäteen!