Kouvolan kaupunginarkiston tiloissa toimii Kouvolan kotiseutuarkisto. Kotiseutuarkisto vastaanottaa paikallisten yhteisöjen, seurojen ja yksityisten henkilöiden arkistoja

Aineiston luovuttaminen kotiseutuarkistoon

1. Selvitä, mitä luovutetaan

  • toimivilla yhdistyksillä on oltava johtokunnan tms. päätösvaltaisen toimielimen päätös luovutuksesta
  • kerran lahjoitettua aineistoa ei yleensä palauteta
  • yksityishenkilöiden aineistoja otetaan vastaan edellyttäen, että aineistolla on paikallista merkitystä
  • aineisto kannattaa käydä läpi ennen luovutusta, että esim. arkaluonteista tietoa sisältävät asiakirjat saadaan kartoitettua
  • arkistossa säilytetään vain asiakirjoja
  • esineet eivät kuulu arkistoon vaan esim. kotiseutumuseoon
  • toimivan yhdistyksen kannattaa säilyttää itsellään esim. viimeisen kymmenen toimintavuoden asiakirjat niiden saavutettavuuden vuoksi ja luovuttaa arkistoon vain sitä vanhemmat asiakirjat

2. Selvitä, minne luovutetaan

  • jos saman arkistonmuodostajan asiakirjoja on aikaisemmin luovutettu mihin tahansa toiseen arkistoon, tulisi jatkoeränkin sijaita samassa paikassa

3. Järjestä arkisto

  • kotiseutuarkistossa aineisto on kenen tahansa vapaasti tutkittavissa, joten aineiston on oltava järjestyksessä
  • tärkeintä on, että yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisin aineisto (mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja -suunnitelmat) ovat helposti löydettävissä
  • klemmarit, muovitaskut ja kuminauhat tulee poistaa aineistosta
  • aineisto säilytetään pahvisissa arkistokoteloissa; ei Mercantil-mapeissa tai muovikansioissa

4. Seulo tarpeeton pois

  • järjestämisen yhteydessä tulee epäolennainen aines seuloa pois esim.
  • tilitositteiden lakisääteinen säilytysaika on 6 vuotta ja niitä ei oteta arkistoon lainkaan vastaan
  • keskusjärjestöjen ym. lähettämät kiertokirjeet ja tiedotteet olisi hyvä karsia aineistosta pois
  • tarkempia seulontaohjeita löytyy Arkistolaitoksen Yksityisarkistojen seulontaohjeesta 21.7.2011

5. Tee luovutettavasta arkistosta luovutusluettelo

Avaa ja täytä luovutusluettelo (Word-dokumentti)

6. Muista sopia arkiston siirrosta henkilökunnan kanssa etukäteen!

Päivitetty 12.2.2019