Tapahtumamarkkinointi ja -viestintä

Tapahtumaa on markkinoitava niin kuin mitä tahansa muutakin tuotetta. Suurin osa yleisten markkinointioppaiden tiedoista on sovellettavissa suoraan tapahtumiin.

Markkinointimateriaalia Kouvolasta

Mediapankista löytyy vapaasti käytössä olevaa kuva- ja videomateriaalia Kouvolasta, matkailun kärkikohteista ja tapahtumapaikoista.

Tapahtumajärjestäjien käyttöön löytyy myös Kouvolan fyysisiä ja digitaalisia näkyvyyselementtejä, kuten surf flageja, lippuja, videomateriaalia, livekuvaa tms.

Siirry Emmi-kuvapankin julkiseen osioon (Mediapankki ei ole saavutettava).

Kouvolan kaupungin yhteistyökumppaneiden avuksi on verkossa julkinen tyylikirja Kouvola-brändistä (Brandpad.io).

Tapahtumakalenterit

Tarkista paras ajankohta järjestämällesi tapahtumalle (vältä päällekkäisyyksiä)!

Kouvolassa tapahtuu jatkuvasti ympäri vuoden. Kun suunnittelet uuden tapahtuman järjestämistä, niin varmista, että samaan aikaan ei ole jo entuudestaan oman tapahtumasi kohderyhmälle kilpailevaa tapahtumaa. Joskus tietysti yhteistyöllä kaksi tapahtumaa saattavat tukea toinen toisiaan.

Selaa tapahtumia kaupungin tapahtumakalenterissa (kymenlaaksonyt.fi).

Ulkomainonta

Mainostaulut

Mainosten sijoittamiseen katu- ja yleisille alueille tarvitaan kaupungin lupa. Yhdyskuntatekniikka vuokraa mainospaikat kirjallisten anomusten perusteella urheilu-, kulttuuri-, messu-, ym. tapahtumien mainostamista varten. Lue lisää mainospaikoista.

Mainosluvat

Mainospaikkojen luvat haetaan sähköisesti kaupungin lupa-asiointipalvelun kautta.
Ilmoita hakemuksessa:

  • hakijan yhteys- ja laskutustiedot
  • haettavat mainostaulupaikat
  • mainostaulun koko
  • mitä mainostetaan
  • millä ajalla

Mainosvaatepaikkojen (mainosbanderollit) varaukset

Kaupungilla on viisi eri mainosvaatepaikkaa eli vuokrattavaa paikkaa kadun yli kulkevalle banderollille.

  • Kymenlaaksontie (Kouvolatalon kohdalla)
  • Kouvolankadun ja Manskin risteys
  • Kouvolankadun ja Koulukadun risteys
  • Kymintehdas itä (Kouvolasta Kuusankoskelle)
  • Kymintehdas länsi (Kuusankoskelta Kouvolaan)

Mainosvaatepaikkoja vuokrataan ainoastaan urheilu-, kulttuuri-, messu-, ym. tapahtumien mainostamista varten. Huomaathan:

  • Paikat vuokrataan varausjärjestyksessä.
  • Varauksen voi tehdä yhdellä kertaa maksimissaan 4 viikoksi.
  • Paikan voi varata maksimissaan vuotta aikaisemmin.

Varaa mainosvaatepaikka Kouvolan kaupungin viestintä-, markkinointi- ja matkailuyksiköstä.

Kouvolan kaupunki vuokraa lyhytaikaisia ja tilapäisiä mainospaikkoja katualueella viikkohinnaston mukaan. Vuokra määräytyy mainoksen koon mukaan. Lue lisää kaupungin mainospaikoista.

Tutustu myös mainospaikkojen sijoittamisohjeisiin liikenneturvallisuusnäkökulmasta (pdf xx kt).

Mediataulut

Kouvolan alueella sijaitsee viisi kiinteää led-mainostaulua, joiden mainostilaa hallinnoi ulkopuolinen toimija. Kouvolan urheilun kärkiseurat – KooKoo, KPL ja Kouvot – vuokraavat tällä hetkellä kahta led-mainostaulua Kuusaantien varrella: Sokos Hotel Vaakunan takana Sakaristontien päässä ja Lehtikaaren nurkkauksessa.

Keneltä loput kolme?

Maantien varteen sijoitettavat tilapäiset ilmoitukset

Kokous-, tiedotus-, huvi-, hää- tai muuta niihin rinnastettavaa tilaisuutta taikka yhteiskunnallista, poliittista tai muuta aatteellista tilaisuutta koskevan tilapäisen ilmoituksen voi sijoittaa tiealueelle ilman ilmoitus- tai lupamenettelyä, mutta ilmoituksen asettajan pitää noudattaa Liikenne- ja viestintäviraston Traficomin tienvarsimainonnasta ja -ilmoittelusta antaman määräyksen lukua 3 (pdf).

Tilapäinen ilmoittelu voi koskea vain ajallisesti rajattua tilaisuutta. Tilapäiset ilmoitukset saa asettaa paikalleen aikaisintaan kuukautta ennen asianomaista tilaisuutta, ja ne on poistettava viikon kuluessa siitä, kun tilaisuus on pidetty.

Tilapäisten ilmoitusten sijoittaminen ei edellytä ilmoitus- tai lupamenettelyä, mutta ilmoituksen sijoittamisessa tulee noudattaa Liikenne- ja viestintäviraston tienvarsimainonnasta ja -ilmoittelusta antamaa määräystä.

Ilmoituksen koko ja ulkoasu

Maantien tiealueelle tai asemakaava-alueella maantien liikennealueelle sijoitettavan tilapäisen ilmoituksen leveys tai korkeus saa olla enintään 120 cm ja enimmäiskoko 1 neliömetri.’

Ilmoituksen sijoittaminen

Ilmoitus tulee sijoittaa tien poikkisuunnassa siten, että se on kokonaan vähintään yhden metrin etäisyydellä pientareen ulkoreunasta. Ilmoituksen saa kiinnittää valaisinpylvääseen, kunhan se tehdään siten, että pylvästä ei vahingoiteta. Ilmoitus on pystytettävä tai kiinnitettävä niin, että se pysyy hyvin paikoillaan eikä pääse kaatumaan.

Lue, mihin ilmoitusta ei saa sijoittaa (ely-keskus.fi).

Tarvittaessa neuvoja antaa Ely-keskuksen Liikenteen asiakaspalvelu 0295 020 600 ma–pe klo 9-15 (pvm/mpm).

Ulkomainonta bussit ja muut liikennevälineet

Ulkomainontaa suunnitellessa ei kannata unohtaa busseja, takseja, junia, pyöriä ja skuutteja ilmoituspintana.

Julisteet ja flyerit

Julisteet ja flyerit ovat suosittuja mainoskanavia. Julisteita ja flyereita voi saada esille eri tiloihin luvan pyytämällä. Hyviä paikkoja ovat esimerkiksi:

  • kirjastot
  • kaupat
  • ravintolat
  • kahvilat
  • urheilu- ja muut harrastustilat.

Paikkojen kanssa voi olla hyvinkin luova, mutta kannattaa muistaa, että julisteita ei yleensä saa kiinnittää ilman lupaa ja maassa pyörivät, ei-kiinnostuneille jaetut flyerit roskaavat ja menevät hukkaan.

Valokuvaus ja videointi tapahtumassa

Jos tapahtumasta otetaan yleisökuvia tai videota viestintää ja markkinointia varten, siitä kannattaa kertoa kaikissa viestintäkanavissa ja esimerkiksi lipunmyyntitapahtuman yhteydessä.

Huomaa myös, että joissakin tilaisuuksissa on kuvauksesta sovittava erikseen myös artistien ja esimerkiksi mahdollisten tulkkien kanssa (etenkin viittomakielen tulkit, jotka ovat näkyvästi esillä).

Tapahtuman striimaaminen

Jos tapahtumassa esitetään tekijänoikeudellista suojattua musiikkia, niin tarvitset Teoston livestriimausluvan. Myös tekijänoikeudet muuttuvat, joten tarkista viimeisin tieto Teostosta: Musiikin käyttöluvat.

Striimauksia toteuttavat muun muassa:

Ympäristövastuullisuus ja viestintä tapahtumissa

Edistä ympäristövastuullisuutta tapahtumissa ja saa aikaan positiivisia vaikutuksia!

  • Pitkäaikaiset vaikutukset: Tapahtumassa käyttöönotetut ympäristöystävälliset toimintatavat voivat jäädä käyttöön ja tuoda positiivisia vaikutuksia pitkällä aikavälillä.
  • Tietoisuuden lisääminen: Lisäämällä tietoisuutta ja kannustamalla ihmisiä voidaan vähentää tapahtumien ympäristövaikutuksia laajemmassa mittakaavassa.
  • Viestinnän rooli: Viestintä on tärkeää sekä negatiivisten vaikutusten minimoinnissa että positiivisten vaikutusten saavuttamisessa. Kerro aktiivisesti ympäristötoimista medialle, yleisölle, kumppaneille ja henkilökunnalle.
  • Avoimuus ja läpinäkyvyys: Kerro myös asioista, jotka eivät menneet täysin nappiin, ja miten aiot parantaa seuraavalla kerralla.
  • Yhteisöllisyys: Tapahtumat voivat vaikuttaa kävijöiden asenteisiin ja herättää kiinnostusta toimia vastuullisesti.
  • Digitaalinen viestintä: Käytä digitaalisia viestintäkanavia, mutta huomioi myös niiden ympäristövaikutukset.

Viestintävinkit

  • Informoi ympäristöohjeista verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa.
  • Sitouta työntekijät ja kumppanit vastuullisuuteen.
  • Käytä kestävistä materiaaleista tehtyjä opasteita.
  • Viesti infonäytöillä tai festivaalisovelluksella.
  • Vaihda paperiset liput mobiililaitteisiin tai festivaalirannekkeisiin.
  • Kysy yleisöltä palautetta vastuullisuuskäytännöistä.
  • Tee vastuullisuudesta osa markkinointia ja vahvista tapahtuman brändiä.

Tee ympäristölupaus

Tee ympäristölupaus. Se on julkinen sitoutuminen ympäristötyöhön ja ympäristövaikutusten vähentämiseen. Tutustu esim. Sitoumus2050.

Päivitetty 3.6.2025

Sivun alkuun