Tapahtumailmoitukset ja luvat

Viranomaiset opastavat ja neuvovat tapahtumajärjestelyissä mielellään jo etukäteen. Ilmoita suunnittelemastasi tapahtumasta viranomaiselle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jo ennen varsinaista lupahakemusta. Tällöin viranomaiset pystyvät ajoissa neuvomaan, huomauttamaan puutteista tai pyytämään lisätietoja. Suurten tapahtumien osalta on usein tarpeen järjestä tapaaminen viranomaisten kanssa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, tarvittaessa jopa yli vuotta aikaisemmin.

Tapahtumanjärjestäjä on vastuussa tapahtumaa koskevista ilmoituksista ja lupahakemuksista sekä riittävän ennakoivasta muusta yhteydenpidosta viranomaisten kanssa. Alla olevaan taulukkoon on koottu erilaisia lupia ja ilmoituksia, joita tyypillisesti tarvitaan riippumatta siitä järjestetäänkö tapahtuma ulko- vai sisätiloissa.

Toimenpide	Mistä haetaan?	Milloin viimeistään?
Anniskelulupa, väliaikainen	Aluevalvontavirasto	viimeistään 4 viikkoa ennen tapahtuman alkua
Ensiapu	Saa ostettua palveluna esim. Punainen risti	hyvissä ajoin ennen tilaisuutta, viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa.
Vakuutukset	Vakuutusyhtiöt	hyvissä ajoin ennen tilaisuutta, viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa.
Maanteillä järjestettävät normaaliliikenteestä poikkeavat tapahtumat, edellyttää teiden sulkemista muulta liikenteeltä	Ely -keskus	4–6 viikkoa aikaisemmin
Elintarvikehuoneistoilmoitus, mikäli vastaat itse elintarvikkeiden valmistuksesta ja myynnistä	Kouvolan kaupunki, terveysvalvonta	4 viikkoa aikaisemmin
Alueen käyttölupa, alueen vuokraus	Tontin omistajalta esim. yleisten alueiden osalta Kouvolan kaupunki	Heti, kun tiedät tapahtumasta, viimeistään 21 vuorokautta ennen alueen käyttöönottoa.
Meluilmoitus	Kouvolan kaupunki, ympäristönsuojelu	30 vrk aikaisemmin
Lupa ilotulitukseen kaupungin maa-alueella	Kouvolan kaupunki, yhdyskuntatekniikka	3 viikkoa aikaisemmin
Kadun sulkeminen	Kouvolan kaupunki	21 päivää aikaisemmin
Pelastussuunnitelma	Kymenlaakson pelastuslaitos	2 viikkoa aikaisemmin
Ilmoitus pyroteknisten tehosteiden käytöstä	Kymenlaakson pelastuslaitos	2 viikkoa aikaisemmin
Jätehuoltosuunnitelma	Kouvolan kaupunki, ympäristönsuojelu	2 viikkoa aikaisemmin
Ilmoitus ammattimaisen ilotulitusnäytöksen järjestämisestä	Poliisin lupapalvelut	2 viikkoa aikaisemmin
Tavara-arpajaislupa	Poliisin lupapalvelut	1 viikkoa aikaisemmin
Ilmoitus yleisötapahtuman järjestämisestä	Poliisin lupapalvelut	5 pv aikaisemmin
Liikenteen poikkeusjärjestelyt, poliisi hyväksyy suunnitelman	Poliisin lupapalvelut	5 pv aikaisemmin
Ilmoitus ilotulitteiden käytöstä	Kymenlaakson pelastuslaitos	5 pv aikaisemmin
Liikenteen poikkeusjärjestelyt Kouvolan kaupungilla, maanomistajan lupa	Kouvolan kaupunki, yhdyskuntatekniikka	5 pv aikaisemmin
Mainosten sijoittamiseen katu- ja yleisille alueille	Kouvolan kaupunki, yhdyskuntatekniikka	5 pv aikaisemmin
Elintarvikemyyjistä ilmoittaminen	Kouvolan kaupunki, terveysvalvonta	4 pv aikaisemmin
Ilmoitus anniskelusta	Aluehallintovirasto	3 pv aikaisemmin
Ilmoitus suuresta (> 500 hlöä) yleisötilaisuudesta	Kouvolan kaupunki, terveysvalvonta	1 pv aikaisemmin
Teoston tapahtumalupa	Teosto	1 pv aikaisemmin

Ulkotapahtumapaikan alueen käyttölupa

Kaikenlainen yleisten alueiden, kuten katujen, aukioiden, puistojen ja uimarantojen tapahtumakäyttö edellyttää aina kaupungin lupaa. Hae lupa etukäteen sähköisesti kaupungin lupa-asiointipalvelun kautta : Yleisten alueiden vuokraus. Liitä lupahakemukseen suunnitelma alueen käytöstä. Käyttötarkoituksesta riippuen voit liittää hakemukseen myös liikenteenohjaussuunnitelman tai tyyppikuvan, valokuvia tai muita liitteitä. Lue lisää yleisten alueiden vuokrauksesta.

Mikäli tapahtuma sijoittuu Kouvolan ydinkeskustan alueelle, lupa haetaan Kouvolan Ydinkeskusta ry:ltä (Jaakonpuisto, Keskuspuisto, Hansatori, Pohjolatori, kävelykatu Manski): manski@kouvolanydinkeskusta.fi.

Liikennejärjestelyt

Jos toiminnallasi on vaikutusta liikenteeseen, esimerkiksi jalankulkuun, pyöräilyyn, ajoneuvoliikenteeseen tai pysäköintiin, pitää sinun laatia suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä ja hyväksyttää se alueen käyttöluvan yhteydessä. Liikennejärjestelyiden toteutuksesta vastaat itse.

Jos tapahtuman kannalta on tarkoituksenmukaista tai turvallisinta, että läheinen katu tai pyörätie suljetaan liikenteeltä, tulee sinun saada lupa kadun tilapäiseen sulkemiseen.

Tähän linkki siihen kohtaan, jossa puhutaan liikennejärjestelyistä ja kadun sulkemisesta.

Maanomistajan suostumus

Kun järjestät yleisötapahtuman tai vastaavan muualla kuin kaupungin hallinnoimalla ulkoalueella tarvitset aina maanomistajan luvan tai suostumuksen. Tätä tarvitaan etenkin, kun

• Haet lupaa tilapäiseen anniskelualueeseen
• Järjestät ilotulitusnäytöksen tai tuliesityksen