Vuoden alussa voimaan astuneen kaupungin uuden organisaation tavoitteena on selkiyttää johtamisen vastuualueita ja madaltaa organisaatiorakennetta. Kasvatus- ja opetus toimialalla tehokkuutta haettiin vähentämällä yksi esimiestaso ja yhdistämällä eri palveluiden hajallaan olevat tukipalvelut.
Kaupungin uuden organisaation muodostavat 1.1.2020 alkaen neljä toimialaa sekä niihin liittyvä luottamushenkilörakenne ja kaupungin johto. Toimialat ovat konsernipalvelut, kasvatus ja opetus, liikunta ja kulttuuri sekä asuminen ja ympäristö. Uudistamisen taustalla ovat toimintaympäristön muutokset ja talouden sopeuttamistarpeet sekä peruskunnan muuttunut rooli sote-palvelujen siirryttyä Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle.
Organisaation yksinkertaistamisen ja esimiesten roolien selkiyttämisen lisäksi muutoksen tavoitteena on työnjaon tehostaminen, henkilöstöresurssien tarkoituksenmukainen käyttö sekä henkilöstön vastuiden ja tehtäväkuvien tarkastelu. Palveluprosesseja virtaviivaistetaan samalla lisäten sähköisiä palveluita.
Kasvatus ja opetus toimiala siirtyi yhden johdon alle
Kasvatuksen ja opetuksen toimialaan kuuluvat jatkossa varhaiskasvatus, perusopetus, toisen asteen koulutus, kasvun tuen palvelut sekä kansalaisopisto. Organisaatiomuutoksen yhteydessä tehostetiin johtamista vähentämällä yksi esimiestaso (perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen palvelualueen esimiehet).
Vuoden alusta perustettiin kaksi asiakasvastaavan ja kaksi kehittämisvastaavan virkaa hoitamaan kasvatuksen ja opetuksen viranomaistoimintaa ja päätöksentekoprosesseja sekä kasvatukseen ja opetukseen liittyviä asiantuntija- ja kehittämistehtäviä. Näitä tehtäviä hoitivat aiemmin palvelualueen kuusi esimiestä esimiestyön ohella. Asiakaspäätösten tekemisen mahdollistamiseksi perustettiin lisäksi neljä hallintosihteerin virkaa. Uudet virat eivät lisää henkilöstömäärää eivätkä henkilöstökustannuksia, vaan niillä saavutetaan palkkasäästönä noin 120 000 euroa vuodessa.
Lukioverkon siirtyminen kahden päivälukion malliin vuonna 2021 ja mahdollinen Ksao:n yhtiöittäminen vaikuttivat toisen asteen koulutuksen järjestelyihin, kun koulutuspalvelupäällikön tehtävää ei täytetty.
– Toimialan organisaatiovalmistelun yhteydessä on vielä arvioitava, pystytäänkö näiden keskeisten oppilaitosten toiminta, strateginen johtaminen ja kehittäminen hoitamaan nyt käynnistyneellä mallilla vai edellyttääkö koulutuksen kehittäminen ja strateginen johtaminen jonkinlaisen väliportaan työpanosta toimialajohtajan tukena, kasvatus- ja opetusjohtaja Veikko Niemi näkee.
Lisäksi yhdistettiin eri palveluiden välillä hajallaan olevat tukipalvelut, jolloin mahdollistuu tehokkaampi resurssien käyttö ja osaamisen hyödyntäminen. Koulujen hallinto yhdistettiin virkarehtorien tehtäväksi. Kasvatus- ja opetusjohtaja johtaa suoraan lukioita, ammattiopistoa sekä kansalaisopistoa.
– Muutoksella varaudutaan samalla ikäluokkien pienentymiseen ja palveluverkon tiivistämiseen. Lisäksi yhden johdon alle sijoittuminen mahdollistaa kiinteän yhteistyön varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja toisen asteen kanssa, tiivistää Niemi.
Hallintoa ja tukipalveluita keskitetään
Myös muilla toimialoilla on haettu tehokkuutta ja virtaviivaisuutta tuki- ja hallintopalveluita keskittämällä. Yhdistämisellä tavoitellaan synergiaetuja toiminnan ja henkilöstön osalta sekä nykyistä monipuolisempia ja tehokkaampia työskentelytapoja mm. talouden hallinnassa.
Konsernipalveluihin on keskitetty jo vuoden 2019 alustatalous-, henkilöstö-, tietohallinto-, hankinta- ja hallintopalvelut.
Konsernipalveluiden sisällä hyvinvointi ja elinvoima sijoittuvat yhden johdon alle omaksi palveluksi. Konsernipalveluiden tukipalveluista talous- ja omistajaohjaus sekä tietohallinnon palvelut tulevat sijoittumaan yhden johdon alle talous- ja omistajaohjauspalveluihin. Vastaavasti viestintä sijoittuu hallintopalveluihin.
Liikunta ja kulttuuri-toimialalla merkittävin muutos on yhteisöpalveluiden siirtyminen konserniin hyvinvoinnin ja elinvoiman palveluun. Asumisen ja ympäristön toimialan merkittävimmät muutokset kohdentuvat kaupunki- ja yhdyskuntasuunnittelun kokoamiseen yhteen palveluun sekä logistiikan ja alueiden kunnossapitopalveluiden yhdistämiseen.
Esimiestehtävien vähentäminen ja eläkkeelle siirtymisen hyödyntäminen jatkuvat
Organisaatiouudistus on suunniteltu niin, että se mahdollistaa mahdollisimman täysimääräisen eläkepoistuman hyödyntämisen. Eläkkeelle siirtymisen lisäksi tarkoituksena on hyödyntää tehokkaasti myös muuta henkilöstön vaihtuvuutta. Organisaatiomuutoksella ja toiminnan tehostamisella on tavoiteltu yhteensä 4,8 miljoonan euron kokonaissäästöjä (120 htv) vuoden 2020 loppuun mennessä.
Kouvolan kaupungilla on tällä hetkellä 200 esimiestä, joista vakinaisia on vajaa 180. Esimiehiä on 6,2 prosenttia koko henkilöstöstä. Vakinaisten esimiesten määrä on vähentynyt yli 10 prosentilla viime vuoden alusta.
– Säästötavoitteista huolimatta organisaatiouudistuksessa on turvattava riittävät edellytykset hyvälle johtamiselle ja esimiestyölle työhyvinvoinnin, työturvallisuuden sekä riskien hallinnan näkökulmasta, toteaa henkilöstöjohtaja Päivi Karhu.
– Erityistä huomiota tulee kiinnittää muutosten vaikutusten arviointiin, muutosjohtamiseen ja hallittuun muutoksen toteuttamiseen, täydentää kaupunginjohtaja Marita Toikka.
Uusi organisaatioselvitys valmistuu keväällä
Kaupunginhallituksen asettama ohjausryhmä tarkastelee seuraavaksi toimiala- ja toimielinorganisaatiota seuraavalle valtuustokaudelle 2021. Keskusteluissa on noussut esille mm. toimialojen yhdistämisiä (kasvatus ja opetus sekä liikunta ja kulttuuri) sekä toimialojen erillisten palveluyksiköiden yhdistämisiä.
Kaupungin johdon ja konsernipalveluiden organisatorista nykyrakennetta koskeva muutosesityksen on määrä valmistua 30.4.2020 mennessä, jonka jälkeen esitys jaetaan poliittisten ryhmien tarkasteluun niin, että uusi toimiala- ja toimielinrakenne sekä johtamisjärjestelmä ovat kaupungin päätöksenteossa alkusyksystä 2020.
Lisätietoja:
kaupunginjohtaja Marita Toikka, puh. 020 615 3100, marita.toikka(at)kouvola.fi,
apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)kouvola.fi,
hyvinvointijohtaja Arja Kumpu, puh. 020 615 7429, arja.kumpu(at)kouvola.fi ja
henkilöstöjohtaja Päivi Karhu, puh. 020 615 4001, paivi.karhu(at)kouvola.fi
kasvatus- ja opetusjohtaja Veikko Niemi, puh. 020 615 7727, veikko.niemi(at)kouvola.fi