Henkilöstökertomuksessa nousevat esiin sekä poikkeustila että nopea, joustava toiminta sen aikana, ja myös yhteen hiileen puhaltaminen.
Kaupungin kaupunginhallitukselle 29. maaliskuuta esitettävässä henkilöstökertomuksessa piirtyy esiin poikkeuksellinen vuosi. Sitä leimasivat muun muassa nopeat muutokset, poikkeusolot ja koronaepidemia.
Henkilöstökertomusta on kehitetty aiempaa tarinallisemmaksi. Keskeisten tunnuslukujen lisäksi esille halutaan nostaa kertomusvuoden ajankohtaisia asioita. Viime vuoden kertomuksessa keskiöön nousevatkin poikkeusolot ja korona. Mukana on myös työntekijöiden tarinoita. Nyt kokonaisuudessa kuuluu kaupungin yhteinen ääni.
Nopean reagoinnin ja uusien työtapojen koronavuosi
Poikkeustilan alkaessa maaliskuussa 2020 myös Kouvolan kaupunki siirtyi täysvalmiuteen. Poikkeusolojen myötä kaupungin palvelujen merkitys kuntalaisten hyvinvoinnille korostui. Koronatilannetta seurasi ja ohjeita koordinoi kaupungin valmiusryhmä.
Käsitys siitä, mitä kaikkea voi tehdä etänä, muuttui. Työn tekemisen käytännöt ja palvelut kehittyivät nopeasti. Moni asia vaati nopeaa reagointia ja ennakointia. Uusia toimintatapoja syntyi nopeallakin aikataululla.
Henkilöstökertomuksessa nousevat esiin sekä poikkeustila että nopea, joustava toiminta sen aikana, ja myös yhteen hiileen puhaltaminen. Esimerkkeinä tästä toimivat niin etätyö, uudet palveluiden toteutustavat kuin etäopetukseen siirtyminen. Ne kaikki vaativat hyvää koordinointia ja koko henkilöstön aktiivisuutta uuden edessä.
Etätyöhön henkilöstö siirtyi mahdollisimman laajasti. Vuoden 2020 lopussa etätyösopimuksia oli yhteensä 742, kun niitä oli vuotta aiemmin 194. Keväällä etätyötä teki enimmillään noin 1 240 työntekijää, lähes 40 prosenttia henkilöstöstä. Etätyön mahdollistivat sähköiset kokoustyökalut sekä siirtyminen sähköiseen tiedonhallintaan.
Haastavassa tilanteessa syntyi uusia, innovatiivisia tapoja toimia. Esimerkkejä näistä on monia. Yli 70-vuotiaille käynnistettiin asiointipalvelu. Yhteistyössä Kymsoten kanssa perustettiin ”Mitä kuuluu?” -soittorinki yli 80-vuotiaille. Liikunnan ja kulttuurin palveluja siirrettiin sähköisiksi. Valtaosa kirjaston ja kulttuurin tapahtumista siirtyi verkkoon.
Keväällä toteutettiin myös nopea etäopetukseen siirtyminen, mikä vaati kasvatus- ja opetustoimialalta nopeaa reagointia. Ruokapalveluissa ruoanjakelun muuttaminen etäopetukseen siirtyneiden oppilaiden ruokakassipalveluksi vaati hyvää koordinointia ja henkilöstön aktiivisuutta. Moni koki etäopetuksen haltuunoton sujuneen hyvin, kuten myös yhteistyön oppilaiden ja vanhempien kanssa. Etäopetuksessa työmäärän koettiin kuitenkin olevan huomattava lähiopetukseen verrattuna.
Henkilöstömäärä väheni
Vuoden 2020 lopussa Kouvolan kaupungin palveluksessa oli 3 138 henkilöä, joista vakinaisia 2 560. Vähennystä edellisvuodesta oli 24 henkilöä. Luvuissa ovat mukana Carea-koulun mukana kaupungille liikkeenluovutuksella siirtyneet 26 viranhaltijaa ja työntekijää sekä vuodenvaihteessa niinsanotulla koronatuella palkatut 26 henkilöä, minkä vuoksi edellisvuoteen verrattuna henkilöstömäärässä ei tapahtunut suurtakaan muutosta. Esimiestehtäviä oli 32 vähemmän kuin vuoden 2019 alussa.
Naisia henkilöstöstä oli 78 prosenttia, miehiä 22 prosenttia. Keski-ikä oli 48,3 vuotta.
Tarkemmin henkilöstömäärää kuvaa henkilötyövuosi, mikä tarkoittaa koko vuoden kokoaikatyössä olevaa henkilöä. Osan vuotta työskentelevän ja osa-aikaisen työpanos lasketaan tehdyn työajan suhteessa. Henkilötyövuosia kertyi vuonna 2020 yhteensä noin 2770. Vähennystä edellisvuodesta on kahdeksan prosenttia. Lomautukset vähensivät kaikkiaan 99 henkilötyövuotta.
Keskeinen keino henkilöstövähennyksissä on ollut eläkkeelle siirtymisen hyödyntäminen. Myös muuta vaihtuvuutta on hyödynnetty ja määräaikaista henkilöstöä vähennetty.
Eläkkeelle siirtyi vuonna 2020 yhteensä 100 työntekijää. Heiltä vapautuneista viroista ja tehtävistä jätettiin täyttämättä 36 prosenttia. Muusta syystä vapautuneista 104 virasta ja tehtävästä jätettiin täyttämättä 29 prosenttia.
Henkilöstömenot 7,8 miljoonaa euroa pienemmät kuin edellisvuonna
Henkilöstömenot olivat vuonna 2020 yhteensä noin 143,0 miljoonaa euroa eli noin 25 prosenttia
kaikista toimintakuluista. Vähennystä edellisvuoteen oli noin 7,8 miljoonaa euroa eli 5,2 prosenttia.
Henkilöstömenoja pienensivät vuonna 2019 käytyjen yt-neuvottelujen seurauksena sekä henkilöstömäärän väheneminen että henkilöstön lomautukset.
Vuonna 2020 lomautettiin yhteensä 2 166 henkilöä yhteensä 37 234 kalenteripäiväksi. Välittömiä henkilöstömenojen säästöjä lomautuksista kertyi 4,36 miljoonaa euroa.
Työhyvinvointijohtamista kehitettiin ja työhyvinvointia tuettiin
Vuoden 2020 talousarviossa asetettiin tavoitteiksi työhyvinvointijohtamisen kehittyminen ja työkyvyn tukemisen paraneminen. Myös toimintaohjeita uudistettiin ja henkilöstön työhyvinvointia tuettiin poikkeusolojen aikana.
– Uudistimme viime vuonna Hyvinvoiva työntekijä ja sujuva työ -työkyvyn toimintamallin ja Selvä peli -päihdeohjelman. Poikkeusolojen aikana henkilöstön työhyvinvointia tuettiin myös ajantasaisella viestinnällä sekä työterveyshuollon webinaarein, henkilöstöjohtaja Päivi Karhu toteaa.
Henkilöstökertomuksessa on mukana myös marraskuun 2020 työhyvinvointikyselyn tuloksia. Siinä kaupungin työyhteisöjen vahvuuksina esiin nousivat työkaverit ja hyväksi koettu osaaminen. Haastetta toivat kiireen kokemukset. Myös lomautukset ja koronavirusepidemia näkyivät edellisvuotta hieman heikompina tai samantasoisina tuloksina.
Lisätietoja
Päivi Karhu, henkilöstöjohtaja, p. 020 615 4001, paivi.karhu(at)kouvola.fi
Annamaija Saarela, henkilöstösuunnittelupäällikkö, p 020615 7231, annamaija.saarela(at)kouvola