Tapahtumajärjestäjä-infon satoa

Tapahtumajärjestäjät saivat tietoa tapahtumien järjestämiseen liittyvistä tilavarauksista, turvallisuuskysymyksistä, luvista ja ilmoituksista sekä tiedotusmahdollisuuksista Tapahtuma-infossa 7.9.2011 Kouvola-talolla. Tietoa jakamassa oli terveys- ja ympäristöviranomaisia, kaupungin kuntatekniikasta, tiloista, matkailusta ja viestinnästä vastaavia virkamiehiä, SPR:n, palo- ja pelastuslaitoksen sekä poliisin edustajia. Tapahtuman järjestäjän kannattaa ottaa tarvittavista luvista ja ilmoituksista vähintään reilu kuukausi aiemmin, mieluiten jo aiemmin.

Tapahtumajärjestäjän opas julkaistaan marraskuussa 2011
Marraskuussa Kouvolan kaupungin kulttuuritoimi julkaisee tapahtumajärjestäjän oppaan, joka kokoaa monipuolisesti tietoa ja eri tahojen yhteystiedot samoihin kansiin. Oppaan sisältöä esitellyt kulttuurin suunnittelija Marju Myllymaa toivoo kommentteja oppaasta, jotta se voidaan hioa mahdollisimman hyväksi. Oppaan julkaisusta tiedotetaan kaupungin www-sivujen ajankohtaista -osiossa. Lisätietoja: marju.myllymaa(at)kouvola.fi

Tapahtumakysely
Kymenlaakson ammattikorkeakoulun opiskelijat Sonia Lensu ja Reeta Anteroinen esittelivät tekemänsä tapahtumakyselyn tuloksia. Tutkimuksen mukaan Kouvolassa järjestetään vuosittain noin 300 suurempaa tai pienempää tapahtumaa. Yleisö vaikuttaa myös olevan tyytyväinen tapahtumien monipuolisuuteen. Tutkimukseen voi tutustua tarkemmin osoitteessa: www.kouvola.fi/tapahtumakysely

Liikuntatilat
Palvelupäällikkö Risto Silvennoinen esitteli kaupungin liikuntatiloja, joista on hyvät esittelyt osoitteessa:
www.kouvola.fi/palvelut/liikuntajaulkoilu/liikuntapaikatjatilat.html
Sivujen kautta voi myös tarkistaa tilojen varaustilanteen ja tehdä varauksia joko lomakkeella tai suoraan verkossa, kun rekisteröityy järjestelmän käyttäjäksi.

Nuorisotilat
Nuorisopalveluiden koordinaattori Anne Pänkäläinen esitteli kaupungin vuokrattavia nuorisotiloja, joista osa kelpaa useamman sadan hengen tapahtuman pitopaikaksi. Nuorisotilat löytyvät sivulta:
http://www.kouvola.fi/palvelut/nuoriso/perusnuorisotyo/nuorisotilat.html

Kulttuuritalot ja -tilat
Kouvolan kaupungilta voi vuokrata myös Kouvola-talon tai Kuusankoskitalon tiloja tapahtumia varten:
www.kouvola.fi/palvelut/kulttuurijamuseot/kulttuuritalot.html
Katso myös muut kaupungin vuokrattavat kulttuuritilat:
www.kouvola.fi/palvelut/kulttuurijamuseot/kulttuuritilat.html

Kaupungin alueiden käyttöluvat
Viherpäällikkö Sakari Värri kertoi, että tapahtumien järjestämistä varten on anottava kirjallisesti lupa kaupungin alueiden kuten puistojen ja kaupungin metsien käyttämisestä tapahtumapaikkana.
http://www.kouvola.fi/palvelut/viheralueet.html

Poikkeuksena keskustassa kävelykatu Manski ja tori, joita hallinnoin Kouvolan Ydinkeskusta ry: www.kouvolanydinkeskusta.fi

ja Jaakonpuiston esiintymislava, johon lupa heltiää kulttuuritoimelta. http://www.kouvola.fi/palvelut/kulttuurijamuseot.html

Kiinteistöjen osalta luvat myöntää kiinteistöpalvelut
www.kouvola.fi/yhteystiedot/P.html

Poikkeuksena ovat koulurakennukset, joista vastaavat koulujen rehtorit.

Pelastussuunnitelma toimitettava 2vkoa ennen tapahtumaa
Pelastus- paloinsinööri Juhani Carlsson muistutti tapahtuman järjestäjän vastuista ja pelastussuunnitelman tärkeydestä myös järjestäjän oikeusturvan osalta. Kaikki tapahtumat eivät vaadi pelastussuunnitelmaa, kriteerit löytyvät sivuilta pykälästä 3:
www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110407

Pelastussuunnitelmalomake:
www.kympe.fi/lomakkeet.html

Yleisötilaisuuksista ilmoitus poliisille
Riippuen yleisömäärästä tilaisuus on joko ilmoituksen- tai luvanvarainen.
Kokoontumislaki: www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990530
Ilmoitus tapahtumasta on tehtävä 5vrk ennen, suurempien tapahtumien osalta kannattaa kysyä luvan hakemisesta hyvissä ajoin. Huomioi uudet säädökset tupakkalaissa 5 luku pykälä 12: www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1976/19760693?search%5Btype%5D=pika&search%5Bpika%5D=tupakkalaki

Terveysvalvonta
Terveystarkasta Juha Järvinen muistutti tapahtumien järjestäjiä terveysnäkökulmasta, liittyen esimerkiksi talousveteen, käymälöihin ja ilmanvaihtoon. Elintarviketoiminnassa on säädöksiä liittyen ruuan valmistukseen ja tarjoiluun sekä anniskeluun. Kuluttajaturvallisuus tulee huomioida myös oheispalveluissa, esimerkiksi poniratsastuksen tai seinäkiipeilyn kaltaisten hupien yhteydessä.

Ympäristönsuojelu
Ympäristötarkastaja Katja Kangas neuvoi tekemään tilapäistä melua aiheuttavasta toiminnasta ilmoituksen viimeistään 30 päivää aiemmin. Muita ympäristösuojelullisia seikkoja ovat esimerkiksi jätehuolto, jätevesi ja viemäröinti, pölynsidonta sekä tulien polttaminen. Yleisötilaisuuksien järjestämisopas on tilattavissa: www.ymparistojaterveys.fi/www/tuotteet/yleisotilaisuuden-jarjestamisopas/

Ensiapu
Suomen punaiselta ristiltä voi tilata ensiaputoimintaa tapahtumaansa lisäturvaksi kohtuuhinnalla. Suomessa tapahtumissa on keskimäärin 4 autettavaa tuhatta henkeä kohden. Urheilutapahtumissa määrä on yli kaksinkertainen. Kouvolan SPR:n ensiaputoiminnan tilaaminen:
www.redcross.fi/aktiivit/osastot/kaakkois-suomi/kouvola/fi_FI/eatilaus/

Tiedotus kaupungin viestintäkanavien kautta
Tiedottaja Niina Heikkilä vinkkasi tapahtumajärjestäjille ilmaisista viestintäkanavista, joita voi hyödyntää tapahtuman markkinoinnissa. Kouvolan kaupungin asukastiedotuslehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa ja sen välissä tapahtuma-liite, johon voi tapahtumansa ilmoittaa. Kaupungin www-sivuilla voidaan myös markkinoida suurempia tapahtumia sekä uutisina ajankohtaisosiossa että bannerikuvalla.
Lisätietoja ja tietojen lähetys: viestinta@kouvola.fi

Tapahtumakalenteri palvelee järjestäjää ja yleisöä
Matkailupäällikkö Raija Sierman Kouvola Innovation OY:stä kertoi tapahtumakalenterin toiminnoista ja totesi, että kalenterista on hellpo tarkistaa sattuuko suunnitellulle tapahtumapäivälle muita tilaisuuksia Kouvolan seudulla. Kuka tahansa voi ilmoittaa nettisivujen kautta tapahtumansa sähköiseen kalenteriin, mutta tiedot ja erityisesti tapahtumapaikan osoite kannattaa täyttää huolella. Tapahtumakalenteri:
www.visitkouvola.fi/tapahtumat.html.stx


TULOSSA: Tapahtuma-työpaja
Katso lisätietoa ja ilmoittaudu:
www.kouvola.fi/tapahtumatyopaja

Lisätietoa:
Marju Myllymaa puh. 020 61 57856
Harri Kivelä puh. 020 615 8833
Sanna Laukkanen puh. 020 6158801
tai etunimi.sukunimi@kouvola.fi